Frauen im Fokus – Jacqueline Lubina
In diesem Gespräch gibt uns Jacqueline Lubina aus Dezernat 12 Einblick in ihre Arbeit als Leitung der Assistenzdienste. Sie spricht über die Rolle der Assistenzdienste für die Bezirksregierung Düsseldorf und ihr Verständnis von guter Führung.
Wie sind Sie zu Ihrer jetzigen Position gekommen?
Ich habe 2005 mit der Ausbildung hier im Haus begonnen und bin mittlerweile seit über 20 Jahren bei der Bezirksregierung Düsseldorf.
Zunächst war ich in Dezernat 24 für die Anerkennung nichtakademischer Heilberufe zuständig. Dann wurde diese Aufgabe an die Bezirksregierung Münster verlagert und ich musste mich umorientieren.
Es wurde damals geplant, die Leitungsebene der Assistenzdienste neu zu gestalten. Das klang für mich interessant und so ist der Wechsel erfolgt.
Was fällt alles unter die Assistenzdienste?
Dazu gehören die Pforten, der Postein- und -ausgang, der Botendienst, die Buchbinderei, die Druckerei und die Scanstelle. In der Scanstelle wird die Eingangspost des Hauses digitalisiert. Insgesamt sind es 28 Mitarbeitende.
Welche Rolle spielen die Assistenzdienste für die Bezirksregierung?
Aus meiner Sicht spielen sie eine sehr große Rolle, denn wir haben viele zentrale Aufgaben: den gesamten Informations- und Dokumentenfluss ins Haus und aus dem Haus raus. Außerdem sind für wir sämtliche Druckerzeugnisse zuständig. In der Buchbinderei erfolgt im Anschluss die Endverarbeitung.
Ich sage immer: Ohne uns können die meisten hier nicht arbeiten.
Was sind Ihre zentralen Aufgaben als Leiterin der Assistenzdienste?
Hauptsächlich die Personalführung. Ich sorge dafür, dass alles reibungslos abläuft. Ein wesentlicher Punkt ist dabei die Kommunikation mit dem Team.
Ein größeres Projekt, mit dem ich mich schon seit fast zwei Jahren beschäftige, ist die Anbindung an die Scanstelle Rheinland. Unsere gesamte Post soll ab Mitte dieses Jahres bei IT.NRW gescannt werden. Im Zuge dessen muss hier eine Clearingstelle eingerichtet werden, die die Kommunikation zwischen unserer Behörde und IT.NRW übernimmt. Wenn beispielsweise ein digitalisiertes Dokument ankommt und es fehlt Seite 17, dann müssen wir das innerhalb einer bestimmten Frist nachfordern. Gemeinsam mit Dezernat 14, also der IT unseres Hauses, erarbeite ich die notwendigen Strukturen und organisatorischen Abläufe.
Des Weiteren bin ich die Büroleitungsvertretung von Dezernat 12.
Welche Qualifikationen sind für Ihren Beruf entscheidend?
Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und eine gute Organisationsfähigkeit sind wichtig. Oft muss man kurzfristig auf Dinge reagieren können. Außerdem muss man strukturiert arbeiten können und kommunikativ sein.
Was bedeutet gute Führung für Sie?
Rahmenbedingungen für mein Team zu schaffen, sodass die Mitarbeitenden gerne zur Arbeit kommen und eine gewisse Harmonie innerhalb des Teams herrscht. Das ist manchmal gar nicht so leicht, denn das sind alles verschiedene Charaktere und Altersgruppen. Es gehört also auch viel Gesprächsführung dazu. Es geht darum, eine vertrauensvolle und wertschätzende Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Wichtig ist für mich auch, mich immer mal wieder selbst zu reflektieren und weiterzuentwickeln.
Was motiviert Sie an Ihrem Beruf?
Ganz klar mein Team. Das gibt mir wirklich viel Kraft. Wir haben mittlerweile so eine tolle Arbeitsatmosphäre. Wir unternehmen auch außerhalb der Dienstzeit mal etwas zusammen. Im Sommer gehen wir beispielsweise in der Freizeit gemeinsam auf die Rheinkirmes.
Ich weiß, dass ich mich zu 100 Prozent auf das Team verlassen kann. Auch wenn die Zeiten mal schwer sind, ist das mein Lichtblick. Wenn ich morgens in die Gesichter blicke, habe ich meistens schon gute Laune.
In einem großen Haus wie der Bezirksregierung gibt es viele verschiedene Aufgabenbereiche. Was schätzen Sie besonders an der Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden?
Hier in der Bezirksregierung gibt es ein starkes Wir-Gefühl. Egal, mit wem man Kontakt hat: dezernatsübergreifend gibt es immer einen freundlichen Austausch untereinander. Wenn man über die Flure geht, ist hier immer eine gute Grundstimmung.
Wie gelingt es Ihnen, die Balance zwischen Beruf und Privatleben zu halten?
Aktuell nicht so gut. Man nimmt natürlich auch viel mit nach Hause, was sich mit dem Ausstempeln nicht einfach ablegen lässt.
Privat baue ich derzeit auch ein Haus, was eine große Herausforderung darstellt.
Wenn die Zeiten besser sind, dann gelingt mir eine Balance gut durch meine Hunde, mit denen ich im Wald spazieren gehe oder Hundesport betreibe. Das kommt aber aktuell zu kurz. Sowohl privat als auch beruflich steht gerade viel an.
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