Schutz (Symbolbild)

Hinweisgeberschutzgesetz – Interne Meldestelle

Hinweisgeberschutzgesetz – Whistleblower – Interne Meldestelle.

Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union haben mit Datum vom 23. Oktober 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen erlassen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (sogenannte Hinweisgeber-Richtlinie - HinSch-RL). Das vom Bund erlassene Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz) dient der Umsetzung dieser Richtlinie. Es ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Mit Wirkung zum 02.07.2023 hat die Bezirksregierung Düsseldorf gem. § 12 HinSchG für ihren Zuständigkeitsbereich eine interne Meldestelle für hinweisgebende Personen eingerichtet. Die interne Meldestelle nimmt Meldungen über Verstöße bei der Bezirksregierung Düsseldorf, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht, entgegen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ermöglicht es hinweisgebenden Personen (engl.: Whistleblowern) einfach und ohne Angst vor Repressalien, auf Rechts- und Regelverstöße in Unternehmen und Behörden aufmerksam zu machen. Hinweisgebende Personen werden im Zusammenhang mit Hinweisen an die Meldestelle vor beruflichen Repressalien geschützt und haben Anspruch auf vertrauliche Behandlung dieser Hinweise. Geschützt werden darüber hinaus Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Hinweisgebende Personen haben für ihre Meldungen die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle (nach §§ 21, 22 und 23 HinSchG). In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Sollte sich abzeichnen, dass die interne Meldestelle selbst betroffen und daher zur Entgegennahme von Hinweisen/Meldungen nicht geeignet ist, sollte auf die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zurückgegriffen werden. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Meldeberechtigt sind beschäftigte Personen der Bezirksregierung Düsseldorf, Personen im Referendariat, im Praktikum und vergleichbare Personen, die in einer

arbeitsvertraglichen oder einem Arbeitsvertrag vergleichbaren Beziehung zur Bezirksregierung Düsseldorf stehen. Freiwillig helfende Personen (z.B. bei Großveranstaltungen) sind diesem Personenkreis gleichgestellt. Gleiches gilt für Personen mit bereits beendetem Dienst- und Arbeitsverhältnis und für mitarbeitende Personen vor Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern sowie Unterauftragnehmerinnen und Unterauftragnehmern (Handwerkerinnen und Handwerkern, Dienstleistungsunternehmen, Beraterinnen und Beratern, Selbstständigen, Freiberuflerinnen und Freiberuflern, Lieferanten u.a.m.), die von den oben genannten Dienststellen des Geschäftsbereiches beauftragt wurden, sind ebenso meldeberechtigt. Auch sind sonstige Personen meldeberechtigt, die für diese Dienststellen tätig sind und in einem beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Gleiches gilt für Personen mit bereits beendetem Dienst- oder Arbeitsverhältnis und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.

Eine Meldung ist möglich, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen vorliegen:

  • a) gesetzlich besteht kein vorrangiger spezifischer Meldeweg (§ 4 HinSch),
  • b) der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG (§ 2 HinSchG) ist eröffnet,
  • c) der Verstoß erfolgt im Rahmen der beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit,
  • d) es handelt sich um kein privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit,
  • e) es bestehen begründete Verdachtsmomente oder Wissen über einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß oder über den Versuch der Verschleierung eines solchen Verstoßes,
  • f) es handelt sich um keine falsche Verdächtigung i.S.d. § 164 StGB (§ 9 Abs. 1 HinSchG),
  • g) es handelt sich um keinen bereits öffentlich in vollem Umfang bekannten Verstoß,
  • h) es handelt sich um keine unbegründete Spekulation oder ein Gerücht.

Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder gesetzliche Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen, fallen nach Maßgabe des § 5 HinSchG nicht unter den Schutz des Gesetzes.

Die Meldekanäle sind durchgängig vertraulich ausgestaltet. Vertraulichkeit bedeutet, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen, sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Aber auch die Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person, die Person, die Gegenstand der Meldung ist und der sonstigen in der Meldung genannten Personen sind so geschützt.

  1. Briefpost
    Die hinweisgebende Person kann den postalischen Weg wählen. Zur Gewährleistung des Vertraulichkeitsgebots nach § 8 HinSchG, bedarf es einer entsprechenden Kennzeichnung des Briefumschlags (auf der Vorder- und Rückseite des Briefumschlags)

    Persönlich/Vertraulich“.
    Die Post ist wie folgt zu adressieren:

    Bezirksregierung Düsseldorf
    Dezernat 14 / Interne Meldestelle
    Cecilienallee 2
    40474 Düsseldorf

  2. Funktionspostfach
    Eine Meldung der hinweisgebenden Person ist über den elektronischen Weg möglich. Nutzen Sie dazu das Funktionspostfach whistlebloweratbrd.nrw.de (whistleblower[at]brd[dot]nrw[dot]de).
     
  3. Persönliches Gespräch
    Auf Wunsch der hinweisgebenden Person kann ein persönliches Gespräch geführt werden. Ein solches Gespräch ist nur nach vorheriger Vereinbarung möglich.

Hinweise sollten möglichst konkret und überprüfbar sein. Der Sachverhalt und die betroffenen Personen sollten klar und verständlich benannt und beschrieben werden. Sollten Sie beabsichtigen Ihre Meldung anonym abzugeben sollte das Schreiben eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme (z.B. eine anonymisierte E-Mail-Adresse) enthalten. 

Die Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt und gibt spätestens nach drei Monaten eine Rückmeldung an die meldende Person über die unternommenen Maßnahmen. Dies ist natürlich nur dann möglich, wenn der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde.

Die Meldestelle prüft ihre Zuständigkeit, das Vorliegen der Meldevoraussetzungen sowie die Stichhaltigkeit der Meldung. Erforderlichenfalls ersucht sie die hinweisgebende Person um weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt. Die hinweisgebende Person ist nicht verpflichtet, der Meldestelle weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt zur Verfügung zu stellen. Die Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Dies können interne Untersuchungen, der Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen, die Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde oder der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen sein.

Sie informiert die hinweisgebende Person zeitnah – spätestens nach drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung bzw. bei unterbliebener Eingangsbestätigung innerhalb von maximal drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung – über weitere Folgemaßnahmen. Auch in den Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, ist eine Rückmeldung vorgesehen.

Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten – einschließlich deren Austausch oder Übermittlung – im Einklang mit geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und speichert diese im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen.

Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung ausschließlich den mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen (vgl. Art. 13ff. Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO).

Die hinweisgebende Person ist zu unterrichten, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden. Im Rahmen der Unterrichtung wird der hinweisgebenden Person eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Weitergabe der betreffenden vertraulichen Daten übermittelt.

Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf Akten und Dokumente der Meldestelle nicht möglich ist.

  • § 32 Abs. 2 HinSchG
    • Das Offenlegen unrichtiger Informationen über Verstöße ist verboten.
  • § 38 HinSchG
    • Die hinweisgebende Person ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.

Weitere Informationen können Sie dem verlinkten Volltext des Hinweisgeberschutzgesetzes entnehmen.

Für Rückfragen steht Ihnen die Innenrevision der Bezirksregierung Düsseldorf gerne unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.

Link zum Hinweisgeberschutzgesetz